就業規則について

就業規則の作成義務があるのは１つの事業場で１０人以上いる会社と決められています。

なのでよく

「うちはまだ小さい会社だから就業規則はなくていいよね？」

というような質問を受けます。

ただやはり就業規則は作成したほうがいいでしょう。その理由は

１、懲戒や解雇ができない

懲戒や解雇をするときは就業規則にあたかじめ記載があり、「ここに違反するから処分する」というような根拠が必要になります。

２、小さい会社にもルールが必要

まだ従業員が少ない会社でも社内にルールがあるはずです。服務規律についてであったり、昇給の基準であったり…　それを思いつきで決めるよりもしっかりと紙に記録を残すことにより厳格な決まりとなります。

また会社が大きくなり従業員が増えてから就業規則を作成すると、すでにいる従業員との関係上つくりたいと思った就業規則が作れない場合があります。小さい会社だからこそ早めに就業規則を作成しておくという考えも必要です。

３、求人の際によい人材が集められる

就業規則がしっかりあって、そこに有給休暇や退職金、懲戒規定がある会社と就業規則がなくてあいまいな会社ならどちらに就職したいですか？

もちろんしっかりと記載のある会社だと思います。

また会社の方針に納得して入社してくる従業員が多くなるので長く働いてもらえるということも利点です。

４、助成金を受給できる可能性がある

助成金で「就業規則に受給要件を満たす必要がある」ことといったような支給条件の助成金もあります。

５、人件費や社会保険料の削減につながることも

「みなし残業代」や「変形労働時間制」などの決まりを就業規則に記載すれば人件費や社会保険料の削減になる会社もあります。

暗黙の了解になっていることも「紙に書いて残す」ということで、後のトラブルを防ぐことができます。現在の労働法は会社に対してとても厳しいですが、就業規則により会社の立場をアピールできます。是非１人でも従業員がいる会社も就業規則で最低限の企業防衛をしてほしいと思います。

最近の厳しい経済状況下で就業規則の不利益変更を検討している会社はぜひご覧ください。
 

就業規則の不利益変更とは？

就業規則の不利益変更とは、一度決まった就業規則を従業員に不利になるように変更することです。

例えば

• 労働時間を長くする
• 有給休暇を減らす
• ボーナスを減らす規定を入れる
• 給料を減らす

などたくさんありますが、原則として従業員の同意なくして不利益変更はできません。

それはそうですよね。

従業員からしたら、それがよかったから入社した人もいるわけですから、勝手に変更はできません。
 

従業員の同意がなくてもできる場合

ただ絶対に不利益変更できないわけではありません。それは変更に合理性があるかどうかです。

• 変更しなければならないほどの業務上の必要性
• 不利益ななる程度
• 不利益変更に対する見返り措置

などで総合的に判断されます。

給料は減るけれど、その分の労働時間を減らすなど対策が必要になります。

インターネットで無料で就業規則がダウンロードでき、それを使っている会社も多いと思います。いわゆるひな型就業規則です。

ひな型就業規則はあくまでひな型であり、それを自社に合うように変更する必要があります。就業規則は会社と従業員の契約書であり、少しの言葉の違いが大きなトラブルのもとになります。
実際にひな型就業規則を使っていた会社からトラブルがあったので自社にあった就業規則を作成してもしいという依頼も多くあります。

１、会社の社風に合っていない

これは当然ですが、ひな型就業規則はその業界その会社に適していないところです。

個人情報を多く使う会社、勤務時間が不規則な会社、女性が多い会社などそれぞれ会社で違い、力を入れなくてはいけない所も違ってくるので御社にふさわしい就業規則が必要です。

２、会社を守ってくれない

就業規則は従業員も含めて会社を守ることも作成するひとつの理由ですが、ひな型就業規則は労働基準ほは守っていても会社は守ってくれません。私の経験から言うと、よく内容を確認せずにひな形就業規則を使用する場合は、会社にとっても従業員にとっても好ましくありません。

例えば、病気休職制度についてひな型就業規則にも書かれていますが、ひな型就業規則に書かれている病気休職制度の休職可能期間が３年となっていて大企業なら３年でもよくても中小企業では厳しいと思います。

これは一つの例ですが、どれほどひな型就業規則が危ないか分かってくれたと思います。

３、一度決めると条件を下げれない

ひな型就業規則は有給休暇を必要以上に与えていたり、業績不振になったときでも年に１回昇進あり、ボーナスありや、休職期間が必要以上に長いなどかなり従業員有利です。

これを後に変更するためには従業員の同意を必要とします。しかし、実際は同意をもらって条件を下げることはとても難しいようです。当たり前ですが誰でも条件を下げるのはイヤですよね。

もちろん会社の福利厚生として有給が長い、休職を長くして安心してもらうということは大切だと思います。

なぜそれだけの長さなのか、他社と比べてどうなのかということを経営者が知る納得して就業規則を作成する必要があると思います。

就業規則を作成（変更）したときには

1. 従業員代表の意見を聞く
2. 労働基準監督署に届ける

という作業が必要になります。

１、従業員代表の意見を聞く

就業規則の作成・変更は記載のルールさえ守っていれば会社が自由に、一方的に作成・変更することができます。つまり従業員は就業規則の作成・変更の過程に参加していません。

そのために就業規則の運用を始めるときに従業員代表に内容を確認してもらい、意見を聞くことが法律で決められています。

よく誤解されている方もありますが、法律が求めていることは「意見を聞く」ことであり、「同意をもらう」ことや「納得してもらう」ことではありません。従業員の代表が反対している場合は意見書に反対とあっても就業規則は有効です。

※従業員の代表は選挙や挙手により従業員の過半数の支持を得た人が選任されます。

２、労働基準監督署に提出

就業規則を作成したら労働基準監督署に２部持っていく必要があります。

１部は印鑑をもらい会社で使う就業規則。もう一方は労働基準監督署に保管されることとなります。

これも誤解が多い点ですが、就業規則を作成・変更して労働基準監督署に持っていったときに、労働基準監督署は細かいチェックをして、「ここは法律に違反しているので変更してください」と言われることはほとんどありません。

この印鑑をもらったからといって就業規則のお墨付きを得たというわけではなく、しっかりと提出しましたという意味しかありません。

保管された就業規則は会社で労働トラブルが起きた時に証拠として使用されることになります。