採用時の提出書類

従業員を採用したときの提出書類採にを挙げておきます。これらの書類を採用時に提出してもらわないと後々トラブルの元となることもあるため必ず入社日までに準備してもらうようにしましょう。

→採用面接の時の質問

1
入社誓約書

2
健康診断書（直近3カ月以内）

3
前職の雇用保険被保険者証（雇用保険の継続で必要）

4
身元保証書

5
所得税不要控除申告書

6
自動車免許書のコピー、車検証のコピー、自賠責保険のコピー（通勤や業務で車を使う場合。下記に詳細)

7
守秘義務誓約書

8
源泉徴収票（同じ年度に給与所得がある場合。年末調整に使います）

9
マイナンバー（従業員本人と被扶養者の分）

上記の中でも特に入社誓約書と身元保証書は重要です。この2つは必ず提出させるように就業規則に規定しておくべきです。

入社誓約書

会社の就業規則や諸規定に従うこと。会社や上司の命令に従うこと、入社後の副業をしないこと、会社に故意に損害を与えたときに責任を負うこと、また最近ではうつ病なども多いので心身ともに健康であることを誓約してもらいます。

会社や上司の命令に従うこと
機密事項を漏らさないこと
転勤・出向・配置換えなど会社の命令に従うこと

などは必ず必要ですし

面接時に提出した書類に事実相違があった場合
入社日までに学校を卒業できなかった場合
入社日までに健康状態が悪化して勤務ができない場合

などのときは雇用契約を解除されても異存ありませんという項目も必要だと思います。
また最近は守秘義務については特に注意が必要になってきているために、誓約書とは別に守秘義務に関して別に誓約書を作成したり、入社時だけでなく退職時にも誓約書を提出させたりするところもあります。
個人情報を多く扱う会社などは検討が必要です。

身元保証書

従業員が故意または重大な過失によって会社に損害を与えたとき、その賠償額を身元保証人に請求できるというものです。こちらは法的効果もあり、実務的にとても重要です。お金を扱う会社や部署の場合は、複数の保証人を設定してもらうなどの対策があるといいと思います。

提出期限を守らない従業員は、採用の取り消しや懲戒処分を検討しましょう。またここで集まった書類は個人情報保護法の規制の対象になるので会社としての管理が必要となります。

なお、以前は提出書類として謄本や住民票の写しを定めている会社もありましたが、今はこれらに関して画一的な提出はもとめないようにすることとなっております。

身元保証書の見本

身元保証書の有効期間

さきほど採用時に身元保証書を提出してもらうべきだと記載しました。そこで身元保証書の有効期間について詳しく記載します。

採用時に身元保証書を提出すてもらったからといって退職するまで有効なわけではありません。
期間を設定する場合
→5年が最長になります。
期間を定めない場合
→3年となります。
また更新することも可能です。

■身元保証人の責任の範囲について
身元保証人の責任についてですが、当然ながら事件が起きた時の個々の事例によるので具体的に何割の賠償責任があるというのは分かりません。会社にも社員の監督責任が問われるために100パーセントすべてを保証してもらうのは難しいようです。

参考程度ですが、2割か3割くらいは保証してもらえると考えてください。ちなみに、従業員が居眠りにより高価な機械に傷をつけてしまったケースの裁判でも損害の4分の1程度とされました。

秘密保持誓約書

秘密保持誓約書に関しては、誓約書の一部なので誓約書の中に一文入れておくだけでもいいですが、昨今の個人情報や機密事項の漏洩が社会的に大きな問題となるため確認の意味もこめて秘密保持誓約書を独立して作成するという会社も多くなってきているように感じます。

運転記録証明書

上記に加え、営業や納品など仕事で車を使うことが多い会社では、「運転記録証明書」を面接時に提出してもらうといいと思います。

運転記録証明書は、自動車安全運転センターが発行しており、過去の交通違反などの履歴が記載されています。これにより車での事故や交通違反のリスクを減らすことができます。
運転記録証明書は交番や警察署で申請書をもらて、郵便局で申し込むか自動車安全運転センターの窓口で申込みすることになります。

入社時の健康診断・住民票の負担は会社負担？

健康診断の提出は、選考者が今後の業務ができるかどうかを見るために提出してもらいます。この健康診断の費用は入社前ならば自己負担とすることができます。一方、採用後にする健康診断は会社負担となるので、自己負担にしたいという会社は入社前までに提出してもらいましょう。
　同じように住民票を提出してもらっている会社から「住民票の負担はどうすればいいでしょうか」というような質問もいただきます。こちらも健康診断と同じで入社前の提出書類なので基本的に応募者の負担となります。履歴書や写真が応募者負担なのと同じです。